Los que comparten computador conocen el miedo de dejar un archivo en el
escritorio y que sea modificado o husmeado por alguien más. Además, la
posibilidad de perder trabajo o información importante. Por eso el día de
hoy te diremos
como saber si alguien abrió, editó o te borro algún archivo sin tu
consentimiento. Tendrás incluso la posibilidad de recuperar versiones anteriores a la
modificación del intruso.
Siguiendo el rastro de un archivo Office
En Office tienes la posibilidad de rastrear y ver el historial de tus
archivos, para saber si hubo modificaciones o eliminaron algo en tu
ausencia. Por ejemplo, tienes un archivo en edición, lo cierras y guardas,
cuando regresas no encuentras las cosas como las habías dejado o te da la
impresión de la modificación; aquí es donde podemos restaurar las versiones
anteriores del archivo y tener noción de las modificaciones posteriores a
que te levantaras del computador.
Este proceso no te ayudará a saber quién lo hizo, pero si todos los cambios
que fueron realizados, recuerda que los siguientes pasos solo funcionan para
Office:
1. Dentro del documento, hoja de cálculo, presentación o archivo; te vas a
dirigir a la barra superior y en la parte izquierda vas a encontrar la
palabra "archivo", harás clic ahí.
2. Tendrás un menú en forma de barra lateral a la izquierda. Le darás clic
a "Información"
3. Uva vez te aparece, ingresarás a
"Historial de versiones"
De esta forma podrás regresar a las versiones de cada uno de los cambios
que ha tenido el documento, además de restaurarlas y ver su autor, en caso
de que el archivo haya sido enviado desde otra computadora, en este último
caso, solo servirá si todas las personas que han tocado el documento han
utilizado su cuenta en Office.
¿Cómo sé quién toco mi documento?
En Office no es tan preciso el saber quién toco el documento dentro de un
mismo ordenador; sin embargo, la forma si existe. Podemos hacer uso de un
software externo que nos permita hacer la investigación completa de los
archivos que han sido abiertos y las modificaciones que fueron
hechas.
SoftPerfect File Access Monitor es un software desarrollado
para monitorear el acceso a todos los documentos dentro de un escritorio,
además del uso de programas. La mejor parte es que se encuentra disponible
de forma gratuita
aquí
y puedes descargarlo de forma fácil en tu computador. El interfaz que
presenta es amigable, solo restaría hacer la configuración de los programas
que esperas monitorear y el constantemente estará trabajando en segundo
plano haciendo el monitoreo detallado.
En el momento en que quieras hacer la búsqueda para saber que pasó, puedes
hacer filtros por programas y por hora de uso, para así llegar a los
responsables de manera más rápida, es fácil de gestionar.
La interfaz está organizada por columnas; de tal manera, veremos en la
primera el archivo y la ubicación, en la segunda lo que ha pasado con el
archivo a manera de estado de este, y en la tercera, el usuario que ha
modificado o abierto el documento. En las columnas posteriores, veremos los
detalles como horas, acciones, peso, entre otras cosas.
Recuperar versiones anteriores
Es útil también asegurarnos de que podemos recuperar las versiones
anteriores o el mismo archivo en caso de haber sido borrado en su totalidad.
PreviousFileRecovery siendo una opción completamente gratuita y recomendable. Descargarla
es muy fácil y el programa es compatible con cualquier Windows, solo debemos
ejecutar y estaremos listos para hacer uso de ella. Además, debes crear una
carpeta para resguardar y regenerar los archivos desde el
programa.
Lo que hace el programa es escanear el computador y encontrar las copias
que se han generado del movimiento de los archivos, de esta manera todo
estará seguro dentro del ordenador compartido.